會議籌備方案模板PPT;會議籌備方案模板范文

與董事會會議的傳統會議模式相比，會前會后能夠彌補許多不足和弊端，尤其是在緊急會議、臨時更改會議內容或信息以及其他突發狀況中。較于傳統的董事會會議模式，會前會后不過度依賴紙張、多媒體會議設備、現場會議室，從文件的角度將參會者串聯，完成會議的緊密協作。

打印紙質文件是許多董事會會議準備的必備步驟。工作人員將董事會會議所需的文件打印出來，裝訂后發給參會董事。會前打印、會后銷毀，傳統的董事會會議以文件打印為主，過度依賴紙張文件，當文件臨時更新或增加文件材料時，容易手忙腳亂。

會前會后能夠進行電子文件傳輸，會前會中以平板、手機等移動設備展示會議文件，能夠節省大量會議紙張，會議文件的上傳、瀏覽、存儲、歸檔都以電子化的形式在線上進行，成為紙質文件的替代方案。當文件需要緊急更新時，上傳新版本文件即可在短時間內完成會議文件的更新。

遠程會議往往需要多種多媒體設備的配合，包括音響設備、投影儀等。使用大屏播放PPT，將會議室的目光集中到一處，這很容易忽略遠處參會者的參會體驗。遠距離的觀看PPT不僅容易影響視力較差的參會者瀏覽會議資料，還忽視了不同人的不同理解能力。當參會者使用會前會后時，每位參會者都有一份單獨的屏幕，參會者可以近距離的瀏覽會議文件，除了會議屏幕同步，參會者可以依據自己的理解與習慣隨時退出同步，自由瀏覽會議文件。

2020年之后，音視頻會議隨著市場需求快速發展。音視頻功能作為必備的會議工具，以解決遠程會議的需求而加入到會議室中。召開會議多是現場結合通訊的方式，會議地點不再是約束參會者參會的因素。董事會會議中，線上會議與線下會議、通訊會議與現場會議的協作變的愈發緊密。

為了會議產生高質量的結果，要將從不同地區參會的參會者緊緊的聯系在一起。使用會前會后時，參會者在不同地點進入同一會議，打開同一文件，實現議程的實時討論、會享批注集中在同一會議文件上，并隨時在線投票決議、線上簽字。